Gestão de mudanças: o que é, como funciona e tudo o que você precisa saber

Aug 23 / Verum Institute
O gerenciamento de mudanças é uma abordagem essencial para o sucesso de qualquer empresa. Para manter um posicionamento forte no mercado, as companhias devem evoluir e se adaptar constantemente. Os gestores trabalham para atender a uma variedade de desafios - desde mudanças na tecnologia, surgimento de novos concorrentes, até alterações nas leis, regulamentações ou tendências econômicas subjacentes.
Nesse cenário, deixar a gestão de mudanças para depois pode levar à estagnação ou, pior, ao fracasso.

Por isso, na prática, saber como planejar, coordenar e realizar mudanças é uma habilidade valiosa para gestores e líderes empresariais. Eles são os patrocinadores do processo de mudança, e nem sempre conseguem motivar o time e ter sucesso na execução da estratégia.

As estatísticas mostram que muitas iniciativas de mudança mal-sucedidas poderiam ser exitosas ao mobilizar as pessoas. De acordo com a McKinsey & Company, 70% dos programas de gerenciamento de mudanças falham em atingir seus objetivos devido à resistência dos colaboradores e à falta de apoio da administração.

O relatório global do Project Management Institute (PMI) 2020 Pulse of the Profession também descobriu que apenas 34% das iniciativas de mudança são bem-sucedidas em todo o mundo.

Para fazer mais pela sua empresa, colocando a gestão da mudança em prática com sucesso, o primeiro passo é conhecer o conceito e entender como funciona, no fluxo de trabalho da empresa.

Continue lendo o artigo e descubra tudo sobre o processo de gestão da mudança!

O que é gestão da mudança?

A gestão da mudança é o processo que ajuda a gerenciar as metas, processos e tecnologias de uma organização. Tudo isso acontece colocando as pessoas no centro da estratégia.

A gestão da mudança prepara, qualifica, dá suporte e ajuda os colaboradores a encararem qualquer mudança com mais leveza.

Em síntese, o gerenciamento de mudança abrange o conjunto de ações que uma empresa realiza para engajar as pessoas, promover o trabalho colaborativo e, assim, mudar ou ajustar um componente significativo de sua organização. Isso pode incluir a cultura, processos internos, tecnologia, infraestrutura, hierarquia corporativa ou outro aspecto crítico.

A gestão da mudança pode ser adaptativa ou transformacional:

Mudanças adaptativas: são mudanças pequenas, graduais e iterativas que uma organização realiza para evoluir seus produtos, processos, fluxos de trabalho e estratégias ao longo do tempo. A contratação de um novo membro da equipe para atender ao aumento da demanda é um exemplo de mudança adaptativa.

Mudanças transformacionais: são maiores em escala e escopo e, muitas vezes, significam uma saída dramática e, ocasionalmente, repentina do status quo. Lançar um novo produto ou decidir expandir internacionalmente dois bons exemplos de mudança transformacional.

Mais do que conhecer os conceitos técnicos, é importante saber: as pessoas querem participar da mudança como protagonistas. De acordo com uma pesquisa recente do Gartner, 74% dos colaboradores estavam dispostos a apoiar a mudança organizacional em 2016; hoje, apenas 38% dizem o mesmo.

Isso porque, muitas vezes, eles foram engajados em projetos que não tiveram continuidade. A mudança precisa ser vivida na organização por todos os envolvidos, para que ela faça sentido e gere resultados positivos.

Os profissionais querem participar, e as empresas precisam de agentes de gestão de mudanças. Deu match!

A importância do gerenciamento de mudanças nas organizações

A gestão da mudança envolve apoiar o processo de inovação e transformação de uma empresa. Essa transformação pode ser uma decisão estratégica deliberada ou uma resposta involuntária às circunstâncias.

Independentemente do contexto, o objetivo da gestão da mudança é motivar o gestor e seus colaboradores a adotarem as modificações em suas práticas de trabalho, cientes dos riscos, mas sem medo.

A construção de uma percepção positiva sobre a abordagem da gestão da mudança é uma etapa crucial. Na prática, o gerenciamento da mudança facilita a compreensão das modificações decorrentes de novos projetos ou ferramentas de trabalho, potencializando também o crescimento das pessoas e da empresa.

O que impulsiona a mudança?

Há uma variedade de fatores que podem levar uma organização a um período de mudança.

Tais fatores podem vir de fontes internas e externas, incluindo:

  • Exigências do cliente;
  • Mudanças na legislação;
  • Nova tecnologia;
  • Fusões de empresas;
  • Aquisições e concorrência.

Vale lembrar que quando a empresa mantém um programa de gestão da mudança permanente, ela tem condições de mudar proativamente, em vez de simplesmente reagir a essas tendências à medida que aparecem.

O gerenciamento da mudança fornece condições para que a empresa esteja sempre à frente e consiga se diferenciar de seus concorrentes.

Compreendendo o processo de gerenciamento de mudanças

O gerenciamento da mudança fornece condições para que a empresa esteja sempre à frente e consiga se diferenciar de seus concorrentes.

1. Prepare a equipe para ser ágil, adaptável e favorável à mudança

Para potencializar a inovação e a transformação, é importante que os gestores preparem a infraestrutura, a logística e a equipe da empresa. Somente assim é possível implementar uma sequência de mudanças com sucesso. Portanto, preocupe-se em mergulhar na preparação da equipe e na formação cultural da empresa. Tais fatores são essenciais para viabilizar as mudanças e alcançar o melhor resultado comercial.

Na fase de preparação, os líderes devem se concentrar em ajudar os colaboradores a reconhecer e entender a necessidade de mudança. Eles aumentam a conscientização sobre os vários desafios ou problemas enfrentados pela companhia que costumam atuar como forças de mudança.

A proximidade com as pessoas e a sensibilização sobre as causas envolvidas pavimentam o caminho de implementação da mudança, evitando o atrito e a resistência mais tarde.

2. Elabore uma visão e um plano de mudança

Após preparar o time, destacando a importância de aceitar e ajudar a promover a mudança, o próximo passo é desenvolver um plano completo, realista e estratégico.

Na hora de elaborar o documento, lembre-se de detalhar os principais elementos do projeto:

  • Objetivos estratégicos: para quais objetivos essa mudança ajuda a organização a trabalhar?
  • Principais indicadores de desempenho: como o sucesso será medido? Defina quais métricas serão acompanhadas. Lembre-se de considerar a realidade atual como ponto de partida, é a linha de base de como as coisas estão atualmente.
  • Equipe do projeto e participação dos líderes: indique desde o começo, quem será responsável pela implementação da mudança e quem precisa assinar em cada estágio crítico.
  • Escopo do projeto: quais etapas e ações discretas do projeto? Destaque ainda o que está fora do escopo do projeto. Assim, você garante o alinhamento de expectativas.
Na gestão da mudança, ter uma abordagem estruturada é fundamental. Contudo, tenha em mente que o plano também deve levar em conta variáveis ou obstáculos que podem surgir durante o processo de implementação, exigindo agilidade e flexibilidade do time.

O papel dos agentes de gestão da mudança

A gestão da mudança envolve a participação das pessoas com funções distintas na empresa. A contribuição de cada uma é decisiva para o sucesso do projeto.

O papel dos líderes e gerentes

Também conhecidos como patrocinadores da gestão da mudança, líderes e gerentes são os principais catalisadores do movimento de transformação que acontece em uma empresa. Aquela máxima de fazer a diferença pelo exemplo vale para esse caso.

Os patrocinadores têm o compromisso de incorporar a mudança desejada e conduzir ativamente o movimento, promovendo o engajamento dos colaboradores.

Envolvimento dos profissionais

Eles são os verdadeiros agentes da mudança. O envolvimento dos profissionais é crucial para que a empresa consiga estabelecer um ritmo constante de inovação. É essencial ouvir e conhecer as perspectivas e ideias dos colaboradores, além de transmitir a importância de seu papel dentro da organização.

O engajamento depende da escuta, da proximidade, da conexão real dos líderes com os profissionais de cada área.

Especialistas em gestão de mudanças

Um consultor especialista em gestão da mudança ajuda você a compreender o cenário, os recursos e estabelecer objetivos bem definidos desde o início. Eles apresentam as principais boas práticas a serem seguidas e as soluções e ferramentas acessíveis para garantir o sucesso do processo de mudança.

Com o conhecimento e a experiência de um consultor, os patrocinadores da gestão da mudança da empresa recebem orientação, acompanhamento e conselhos de gerenciamento personalizados que atendem às necessidades específicas do seu negócio.

Gestão da mudança: 4 principais desafios, na prática

Até aqui, vimos o conceito, a estrutura e os papéis dos envolvidos na gestão da mudança. Contudo, na prática, impulsionar a mudança em uma empresa pode ser muito complexo.

A seguir, listamos os principais desafios que você pode enfrentar:

#1 Resistência à mudança

Muitas vezes, a mudança pode gerar incerteza e ansiedade, resultando em um certo nível de resistência entre seus funcionários. Essa resistência pode resultar do medo do desconhecido, uma sensação de desconforto ou oposição à adoção de novas práticas.

#2 Gestão das emoções e stress

A mudança traz oportunidades e desafios, que evocam uma gama de emoções positivas e negativas nas pessoas. A gestão da mudança eficaz oferece segurança aos profissionais e ajuda a aliviar seu estresse dentro da empresa.

#3 Alinhamento de metas e recursos

Para atingir seus objetivos, você precisa garantir que a empresa tenha os recursos adequados. Por isso, é importante avaliar os ativos financeiros, humanos e tecnológicos disponíveis, identificando ainda aqueles que precisam ser providenciados.

A gestão da mudança bem-sucedida depende, essencialmente, do acesso aos meios e ferramentas necessários.

#4 Gestão de conflitos

A mudança pode ser uma causa de conflitos entre várias partes envolvidas na condução das atividades e tarefas planejadas. Portanto, é importante prever possíveis conflitos e definir previamente mecanismos adequados para uma resolução assertiva, com o mínimo de atritos.

Gestão da mudança: as melhores práticas para ter sucesso

Além do acesso aos recursos certos, a gestão da mudança exige também que os patrocinadores e profissionais adotem um conjunto de boas práticas.

Elas são simples - quase óbvias - mas altamente eficazes para o sucesso no gerenciamento de mudanças da sua empresa.

Comunique-se com transparência e frequência

À medida que os patrocinadores conduzem o processo de mudança, é vital que eles priorizem uma comunicação transparente, clara e consistente com os colaboradores. Afinal, eles precisam compreender porque as movimentações são necessárias.

Para começar, forneça informações detalhadas e regulares sobre a transformação, incluindo as razões, os objetivos da empresa e os próximos passos.

É importante que todos entendam para onde estão caminhando. Entre os profissionais, a principal dúvida é: “Qual é o futuro, o destino da empresa, e como eu posso contribuir?”

Responda essa dúvida com clareza, antes mesmo que eles perguntem. Invista em uma campanha de endomarketing que viabilize uma comunicação eficaz sobre a mudança.

Ao longo do processo, incentive os colaboradores a expressarem suas preocupações e ideias, promovendo um ambiente colaborativo. Utilizar vários canais de comunicação para atingir efetivamente todos os profissionais da empresa.

Envolva os profissionais desde o início

Geralmente, a gestão da mudança começa a ser praticada na empresa como parte crítica do gerenciamento de um projeto. Mas ela é muito mais do que isso. E os profissionais devem ter essa percepção.

Envolva os colaboradores desde o início do processo de gestão da mudança, aumentando o envolvimento deles e reduzindo a resistência. Eles são profissionais que possuem experiência em suas respectivas áreas e podem oferecer ideias valiosas para a implementação de mudanças.

Reforce para eles a ideia central do início deste tópico: a mudança é um processo permanente, que viabiliza o crescimento de todos.

Forneça suporte e recursos adequados

Ao engajar os profissionais, investindo no fortalecimento da relação com eles, com uma comunicação clara e sempre, os patrocinadores precisam garantir também suporte contínuo para os colaboradores. Sem isso, você corre o risco de perder todo investimento inicial.

Isso porque quando os profissionais são engajados e se dedicam, de fato, mas não veem resultados, a frustração tende a levar a inércia. O pensamento é: “Já me esforcei em outro processo de mudança e deu errado. Por que vou me dedicar novamente?”

Para evitar esse tipo de sensação de abandono e frustração, a empresa deve se preocupar em fornecer à equipe os recursos necessários, como treinamento e ferramentas.

Crie grupos de apoio e defina mentores: essas são ideias excelentes para facilitar a transição, mostrando o compromisso da companhia com o crescimento de cada um ao longo do processo.

Comemore os sucessos e reconheça os esforços

Comemorar marcos é importante em qualquer projeto. Você deve reconhecer os esforços feitos por suas equipes e parabenizá-los por seus sucessos. Isso ajudará a facilitar a gestão de mudanças futuras e a adoção de novas práticas em sua empresa.

Em suma, a gestão da mudança é vital para o crescimento das empresas. Ela permite adotar uma estratégia proativa e colaborativa, aumentando as chances de sucesso da marca.

Na prática, a abordagem abrange gerenciamento de riscos, envolvimento e engajamento dos profissionais, comunicação e treinamento, acompanhamento de indicadores e resultados.

Todos esses elementos são essenciais para a gestão da mudança, a inovação e o sucesso na realização de novos projetos.

O papel do líder na gestão da mudança

As funções e responsabilidades do gerenciamento de mudanças variam dependendo da organização e da estratégia que está sendo colocada em prática. Em geral, um gerente de mudança é responsável pelo seguinte:

  • Comunicação e contato com os líderes e envolvidos para impulsionar o projeto;
  • Consultar a equipe e as partes relevantes para gerenciar a resistência;
  • Criar e supervisionar uma estratégia e um cronograma para a mudança;
  • Desenvolver materiais de treinamento para incorporar a mudança na cultura da empresa;
  • Ajudar os gerentes a implementar mudanças e vencer a resistência;
  • Gerenciar os orçamentos, custos e despesas de projetos, para viabilizar as etapas e garantir que o processo atenda aos seus objetivos;
  • Monitorar mudanças e coordenar quaisquer atividades para apoiar o processo de inovação e transformação;
  • Produzir relatórios de progresso, avaliando o realizado para direcionar quaisquer futuras iniciativas de mudança.

Dependendo da estrutura da empresa, os patrocinadores podem decidir por manter um gestor de projetos, que também assume a função de gerenciar as mudanças.

Ou melhor, os gestores escolhem treinar e preparar todos os líderes - das diferentes áreas - para que eles sejam capazes de conduzir a gestão da mudança com sucesso, intercambiando boas práticas e aprendizados com os demais setores.

Os benefícios do gerenciamento de mudanças eficaz

A mudança é um processo natural que permite que as empresas se adaptem a fatores externos e internos que afetam seu desempenho. Como tal, é mais do que uma das estratégias que compõem a gestão de projetos.
A gestão da mudança é um aspecto crítico da eficácia organizacional.

Com a ajuda do gerenciamento de mudanças, as organizações podem agilizar os processos de trabalho e aumentar a produtividade, obtendo uma vantagem competitiva expressiva no mercado.

Abaixo, apresentamos cinco benefícios de uma gestão de mudanças eficaz. Confira!

Garante uma transição suave

As iniciativas de mudança, muitas vezes, trazem aspectos disruptivos que tendem a gerar estresse e ansiedade entre os colaboradores.

A gestão da mudança ajuda os colaboradores a se sentirem mais confortáveis com as movimentações que acontecem na organização.
A gestão da mudança envolve uma etapa na qual as empresas avaliam os impactos em diferentes aspectos da organização, incluindo pessoas, processos e sistemas. Assim, a equipe de gerenciamento de mudanças projeta soluções personalizadas que ajudam a reduzir a resistência à mudança e mitigar os riscos, tornando o processo mais tranquilo para os profissionais envolvidos.

Inspira o desenvolvimento da liderança

A liderança desempenha um papel crucial na gestão da mudança. Quando os patrocinadores lidam com as complexidades do processo de mudança com maestria, eles inspiram as outras pessoas do time.

Esse é um dos grandes benefícios da gestão da mudança: o desenvolvimento de bons líderes que entendem a importância de antecipar e gerenciar mudanças de forma proativa e podem ajudar os outros a fazerem o mesmo.

Quando os líderes estão preparados para lidar com situações complexas ou incertas com suas equipes, eles promovem uma cultura que apoia e incentiva a mudança. Trata-se, sobretudo, de criar um ambiente seguro no qual as pessoas possam fazer diferente, sem medo de errar.

Líderes com conhecimento em gestão da mudança estão aptos para fomentar uma cultura organizacional proativa e colaborativa, marcada pela positividade para mudanças. Tudo isso é essencial para o sucesso a longo prazo.

Garante colaboradores devidamente informados e engajados

Quando os profissionais deixam de ser informados sobre as mudanças ou recebem as informações incorretas, eles podem resistir às mudanças, levando a atrasos, confusão e queda de produtividade.

Por outro lado, uma boa gestão da mudança mantém os colaboradores informados sobre cada passo da jornada.

Um plano de gerenciamento de mudanças bem elaborado fornece uma abordagem estruturada para comunicar as mudanças à equipe. Um dos grandes benefícios da abordagem é que os colaboradores são capazes de entender totalmente as mudanças, seu propósito e seu impacto nos negócios.

Ao se comunicar ativamente e engajar os profissionais no processo, as iniciativas de mudança tornam-se significativas, ajudando o time a se sentir mais conectado à organização e aumentando o engajamento.

Potencializa a inovação e transformação digital

Para inovar é preciso mudar. Por isso, a gestão da mudança é tão essencial. Mais do que proporcionar a adoção de novas tecnologias ou ferramentas, a gestão da mudança integra todos os aspectos de uma organização para melhorar a eficiência, produtividade e competitividade.

Sem uma mudança significativa no pensamento, nas operações e na cultura, a adoção de novas tecnologias pode ser um desafio.

A gestão da mudança, nesse contexto, envolve preparar os colaboradores para o uso das novas tecnologias, trabalhar com eles para entender os benefícios e fornecer o treinamento e o suporte necessários.

No escopo da gestão da mudança, o treinamento adequado evita frustração e confusão, ineficiências, erros e resistência. Com o investimento em formação continuada para os profissionais, as empresas contam com colaboradores qualificados e confiantes em seu domínio de novas ferramentas.

Assim, elas mantêm um ritmo de melhoria e crescimento constante, tornando-se mais competitivas e fortes no mercado.

Ajuda a superar a resistência à mudança

A mudança é uma parte inerente do crescimento e do progresso. Apesar disso, muitas vezes, as pessoas resistem à mudança.É a resposta, o mecanismo da natureza humana.

No local de trabalho, a resistência à mudança pode se manifestar como estresse, negação ou até raiva. A mudança também pode levar ao desperdício de tempo e recursos se não for implementada ou adotada corretamente.

A boa notícia é que um dos benefícios da gestão da mudança é, justamente, a construção de um ambiente organizacional flexível e adaptável, um espaço seguro que proporcione treinamento, comunicação e suporte adequados. Os resultados são uma transição mais suave, maior produtividade e progresso mais rápido em direção ao resultado desejado.

Vale lembrar que nem toda mudança é bem-vinda e as pessoas precisam de tempo e espaço para se ajustar. Com um bom gerenciamento de mudanças, as organizações podem lidar melhor com este momento, ajudando os profissionais a se sentirem ouvidos e apoiados.

A chave para uma gestão da mudança bem-sucedida

Embora não existam duas iniciativas de mudança iguais, elas, geralmente, seguem um processo semelhante. Para gerenciar a mudança de forma eficaz, os líderes de negócios devem entender completamente as etapas envolvidas.

Algumas outras dicas incluem refletir sobre algumas questões, como:

  1. Você entende as forças que tornam a mudança necessária? Sem esse entendimento, pode ser difícil abordar com eficácia as causas que exigiram mudanças, diminuindo o potencial de sucesso.

  2. Você tem um plano? Sem um plano detalhado e uma estratégia definida, pode ser difícil conduzir uma iniciativa de mudança até a conclusão.

  3. Como você vai se comunicar? O gerenciamento de mudanças bem-sucedido requer uma comunicação eficaz com os membros de sua equipe e as principais partes interessadas. Desenhar uma estratégia de comunicação que reconheça esta realidade é fundamental.

  4. Você identificou possíveis obstáculos? É impossível prever tudo o que pode dar errado em um projeto. Ainda assim, reservar um tempo para antecipar possíveis barreiras e elaborar estratégias de mitigação antes de começar é sempre uma boa ideia.

A mudança não precisa ser complexa nem difícil

A mudança é necessária e quase todas as empresas passarão por isso. No entanto, mudar é uma ação que costuma gerar ansiedade, desconforto e resistência entre líderes empresariais, gestores, profissionais e clientes.
Neste cenário, para tornar o processo de transição mais tranquilo e produtivo, a chave é garantir que os membros da equipe entendam a necessidade de mudança, como será a mudança e quais são os resultados esperados. Quando estão munidos de informações claras sobre o processo de mudança, é provável que aceitem, participem e mantenham-se engajados para fazer as movimentações necessárias.

Acima de tudo, a estrutura da gestão da mudança exige um olhar mais cuidadoso para as pessoas. Elas são as verdadeiras agentes de transformação, o ativo mais valioso da empresa, e merecem ser ouvidas, acompanhadas e orientadas, sempre.

Conforme dados da StrategyEx, 73% das organizações estão cientes que as práticas de gestão de mudanças precisam ser mais eficientes entre 2020 e 2024 e além desse período, é claro. O investimento neste tipo de competência potencializa o crescimento.

De acordo com uma pesquisa recente da WT, as organizações altamente eficazes na gestão de mudanças obtêm um crescimento de receita, durante um período de três anos, 2,5 vezes maior do que as empresas com baixa eficácia no gerenciamento de mudança.

A gestão da mudança se consolida com uma estrutura e um clima organizacional mais centrado nas pessoas, na participação, no engajamento e no bem-estar delas. Quando os profissionais se sentem prontos para fazer as mudanças previstas, eles dificilmente irão resistir, dificultar ou criar conflitos.

Pelo contrário, o compromisso deles passa a ser descomplicar e otimizar a gestão de mudança, porque eles entendem que todos saem ganhando quando esse fluxo de trabalho e transformação é fluido, simples, prático e centrado nas pessoas.

Gestão de mudanças: como a Verum Institute pode ajudar?

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Como provedora educacional de destaque, a Verum Institute, em parceria com a Kyokan Consultoria & Mentoria de Fábio Ueno, reuniu os melhores conhecimentos e criou uma solução exclusiva, para capacitar o seu time e criar agentes de mudança.

O Programa da Certificação Avançada em Gestão de Mudanças é uma proposta da Verum Institute, desenvolvida para qualificar os gerentes de mudanças.

Eles são os responsáveis por liderar equipes de mudança, mantendo o engajamento dos colaboradores e gerenciando os riscos e impactos da mudança, para garantir que ela seja bem-sucedida.

Com aulas ao vivo, ministradas pelo especialista Fábio Ueno, a nossa formação leva até você os conhecimentos e práticas essenciais para mudar, melhorar e se destacar em um mercado que muda sempre, a todo instante.

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